Herramientas de colaboración: Incremente la eficiencia de sus equipos de trabajo
By Marlyn A. Martinez D.
Las herramientas de colaboración online fueron desarrolladas para impulsar, optimizar y facilitar muchas tareas empresariales. El objetivo consiste en incrementar la eficiencia dentro de todos sus equipos de trabajo.
Durante décadas el trabajo en equipo para desarrollar un determinado proyecto implicaba la presencia física de todos los miembros. Sin embargo, gracias a estas soluciones digitales, estar presentes puede ser, incluso, absolutamente innecesario.
Esto es posible gracias a la conectividad y a la calidad de las comunicaciones digitales, desarrolladas para Internet. A continuación, se establecerá de qué se trata con más detalle.
Conozca qué son las herramientas de colaboración
Las herramientas de colaboración digital son aquellas que permiten un flujo de trabajo más coordinado entre los distintos miembros que integran un proyecto. Estas proporcionan una plataforma unificada de comunicación online para el trabajo en equipo.
Además, facilitan el intercambio de archivos, el almacenamiento de la documentación en la nube, el compartir las tareas asignadas y la colaboración. También permiten establecer plazos para realizar las actividades y hacer seguimiento de su estado.
Todos estos procesos pueden visualizarse en tiempo real, trabajarlos desde cualquier parte del mundo y en diferentes franjas horarias. Son herramientas que, definitivamente, facilitan la comunicación, la colaboración y una notable mejoría en el desarrollo de proyectos.
Finalmente, contribuyen a incrementar la eficiencia de los equipos de trabajo, ahorrar tiempo, esfuerzo y, con el tiempo, dinero. Ahora, se describirán en detalle los beneficios que aportan a las empresas.
“Las herramientas de colaboración ayudan a los equipos de trabajo a mantener la productividad fuera de la oficina y a incrementar su eficiencia.”
Los beneficios de usar herramientas de colaboración
Las herramientas de colaboración son un conjunto de soluciones digitales desarrolladas para impactar positivamente la productividad y la agilidad de las empresas.
Aquellas que han logrado integrar herramientas de comunicación y colaboración pueden tener garantizado un futuro en el mercado digital. Esto también incluye a profesionales, así como pequeños, medianos y grandes negocios.
Ahora, se mencionan 10 beneficios de incorporar estas soluciones digitales online a los equipos de trabajo para incrementar su eficiencia:
- Integración de herramientas. Es posible integrar estas soluciones digitales con el resto de las aplicaciones o software empresariales desarrollados individualmente.
- Fácil y rápido acceso. Los miembros del equipo pueden acceder con mayor facilidad e inmediatez a toda la información del proyecto. Así, se agiliza el acceso a la información y los tiempos de producción.
- Eficiencia y eficacia. Al reunir toda la información, las plataformas de colaboración online permiten una mayor efectividad y productividad de los equipos de trabajo. Así se optimiza y aumenta su eficiencia y eficacia.
- Diseño responsive. Estas soluciones digitales se adaptan para ser visualizadas desde todo tipo de equipos de escritorio, laptops y dispositivos móviles.
- Seguridad web. Gracias a los protocolos de seguridad toda la información compartida esta protegida contra robos por parte de agentes externos.
- Simplicidad de uso. Son soluciones que simplifican las tareas diarias de los equipos de trabajo. Además, las tareas de mensajería, los documentos y las conferencias online están a un clic de distancia.
- Autoridad de la marca. Al tener integrados los procesos en plataformas de colaboración, las empresas pueden ofrecer a los usuarios y clientes finales ventajas competitivas. Es una manera de demostrar la autoridad y el prestigio de la marca.
- Permanencia en el mercado. Las empresas que implementan estas soluciones digitales permanecen por más tiempo en el mercado. Sin embargo, es necesario adoptar las nuevas tecnologías y formar parte constante de la transformación digital.
- Adaptabilidad digital. Su implementación obliga a los miembros del equipo a mantenerse en constantes procesos de actualización y aprendizaje. Deben estar capacitados y elevar su nivel para adoptar un perfil multifuncional. Esto les permitirá continuar vigentes, mejorar sus procesos y servicios como parte integral de la organización.
- Identificación del talento y fidelización. Permiten identificar las fortalezas y cualidades que cada miembro del equipo puede aportar a los proyectos. También, aumentan el sentimiento de pertenencia, la motivación, el compromiso y la fidelización con la empresa.
Con todos estos beneficios, las herramientas de colaboración pueden llevar a las empresas al siguiente nivel en la evolución digital. Además, pueden aumentar la propuesta de valor frente a clientes y usuarios.
“Al integrarse a las aplicaciones y al flujo de trabajo, las herramientas digitales agilizan las tareas y los procesos comerciales críticos de los equipos de trabajo.”
Tipos de herramientas de colaboración más usadas
En la actualidad la oferta de herramientas de colaboración es muy variada y extensa. A continuación, se mencionan algunos tipos que pueden ser de mucha utilidad.
Para la administración de proyectos
Permiten crear calendarios, establecer fechas, asignar tareas, medir costos y realizar representaciones visuales del avance de cada parte del proyecto. Soluciones como Microsoft Planner ayudan a preservar la organización, administrar el tiempo y mantener al equipo enfocado en cada una de sus tareas.
Para videoconferencias
Son desarrolladas para facilitar la comunicación en tiempo real, contribuir a reforzar las relaciones entre los miembros del equipo y aumentar la productividad. Herramientas como Microsoft Teams permiten organizar reuniones para que los miembros del equipo se conecten y comuniquen desde cualquier lugar del mundo. Significan ahorro en costos de traslado y viajes para asistir a reuniones de trabajo.
Para chat
Estas soluciones digitales aceleran el proceso de comunicación y permiten tomar decisiones en equipo, más rápido. Es una forma efectiva y ágil para realizar y resolver dudas en tiempo real. Herramientas como Microsoft Teams y Skype permiten realizar preguntas y obtener respuestas rápidas para alcanzar los objetivos del proyecto.
Para trabajo colaborativo en documentos
Con las plataformas de colaboración es posible acceder a documentos y archivos de forma segura, compartirlos y colaborar con ellos desde cualquier lugar del mundo. Con Microsoft Teams todo esto es posible.
Para almacenamiento en la nube
Representan la manera más fácil de permitir que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información del proyecto. Pueden hacerlo en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo.
En este particular, Microsoft Teams tiene acceso integrado a SharePoint, OneDrive, OneNote y el resto de las aplicaciones de productividad.
“Las herramientas de colaboración facilitan la administración de proyectos, el almacenamiento de información en la nube, su uso compartido y reuniones en tiempo real .”
Resumen de ideas
Las herramientas de colaboración son desarrolladas para mantener la productividad y aumentar la eficiencia de los equipos de trabajo. Uno de los aspectos más relevantes es que puede lograrse trabajando de forma remota.
Funciones como chats, reuniones, llamadas, videoconferencias, pantallas, documentos, archivos compartidos y más están a disposición de los equipos de trabajo. Lo mejor es que la colaboración no se limita a esto.
Gracias a herramientas colaborativas como Microsoft Teams, pueden mantenerse conectadas y organizadas: las empresas, las escuelas e incluso las personas en la vida cotidiana. Finalmente, es fundamental considerar que algunas de ellas son gratuitas y otras de pago, pero aún en este último caso, el retorno de la inversión es muy significativo.
This post is also available in: Spanish
