Las herramientas de colaboración en línea se desarrollaron para impulsar, optimizar y facilitar muchas tareas comerciales.

El objetivo es aumentar la eficiencia dentro de todos sus equipos de trabajo.

Durante décadas, el trabajo en equipo para desarrollar un determinado proyecto implicaba la presencia física de todos los integrantes.

Sin embargo, gracias a estas soluciones digitales, estar presente puede incluso ser absolutamente innecesario.

Esto es posible gracias a la conectividad y calidad de las comunicaciones digitales, desarrolladas para Internet. A continuación, se establecerá de qué se trata con más detalle.

Aprende qué son las herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración digital son aquellas que permiten un flujo de trabajo más coordinado entre los diferentes integrantes de un proyecto.

Proporcionan una plataforma de comunicación en línea unificada para el trabajo en equipo.

Además, facilitan compartir archivos, almacenar documentación en la nube, compartir tareas asignadas y colaborar.

También te permiten establecer plazos para realizar actividades y monitorear su estado.

Todos estos procesos se pueden visualizar en tiempo real, trabajando desde cualquier parte del mundo y en diferentes franjas horarias.

Son herramientas que, en definitiva, facilitan la comunicación, la colaboración y una notable mejora en el desarrollo de los proyectos.

Finalmente, contribuyen a aumentar la eficiencia de los equipos de trabajo, ahorrando tiempo, esfuerzo y, con el tiempo, dinero.

Ahora, se describirán en detalle los beneficios que aportan a las empresas.

«Las herramientas de colaboración ayudan a los equipos a mantenerse productivos fuera de la oficina y aumentar su eficiencia».

Los beneficios de usar herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración son un conjunto de soluciones digitales desarrolladas para impactar positivamente en la productividad y agilidad de las empresas.

Aquellos que hayan logrado integrar herramientas de comunicación y colaboración pueden tener un futuro asegurado en el mercado digital.

Esto también incluye a los profesionales, así como a las pequeñas, medianas y grandes empresas.

Ahora, se mencionan 10 beneficios de incorporar estas soluciones digitales en línea a los equipos de trabajo para aumentar su eficiencia:

2. Integración de herramientas. Es posible integrar estas soluciones digitales con el resto de aplicaciones o software empresarial desarrollado individualmente.
3. Acceso rápido y fácil. Los miembros del equipo pueden acceder más fácil e inmediatamente a toda la información del proyecto. Así, se agiliza el acceso a la información y los tiempos de producción.
4. Eficiencia y eficacia. Al recopilar toda la información, las plataformas de colaboración en línea permiten una mayor efectividad y productividad de los equipos de trabajo. Esto optimiza y aumenta su eficiencia y eficacia.
5. Diseño de respuesta. Estas soluciones digitales están adaptadas para ser visualizadas desde todo tipo de equipos de escritorio, portátiles y dispositivos móviles.
6. Seguridad web. Gracias a los protocolos de seguridad, toda la información compartida está protegida contra el robo por parte de agentes externos.
7. Simplicidad de uso. Son soluciones que simplifican las tareas diarias de los equipos de trabajo. Además, las tareas de mensajería, los documentos y las conferencias en línea están a solo un clic de distancia.
8. Autoridad de marca. Al contar con procesos integrados en plataformas de colaboración, las empresas pueden ofrecer a los usuarios y clientes finales ventajas competitivas. Es una forma de demostrar la autoridad y el prestigio de la marca.
9. Permanencia en el mercado. Las empresas que implementan estas soluciones digitales permanecen en el mercado por más tiempo. Sin embargo, es necesario adoptar nuevas tecnologías y ser parte constante de la transformación digital.
10. Adaptabilidad digital. Su implementación obliga a los miembros del equipo a mantenerse en constante proceso de actualización y aprendizaje. Deben ser capacitados y criados para adoptar un perfil multifuncional. Esto les permitirá continuar vigentes, mejorar sus procesos y servicios como parte integral de la organización.
11. Identificación de talento y fidelización. Permiten identificar las fortalezas y cualidades que cada miembro del equipo puede aportar a los proyectos. También aumentan el sentimiento de pertenencia, motivación, compromiso y lealtad hacia la empresa.

Con todos estos beneficios, las herramientas de colaboración pueden llevar a las empresas al siguiente nivel en la evolución digital.

Además, pueden aumentar la propuesta de valor frente a clientes y usuarios.

«Al integrarse en las aplicaciones y el flujo de trabajo, las herramientas digitales agilizan las tareas y los procesos comerciales críticos para los equipos».

Tipos de herramientas de colaboración más utilizadas

Actualmente, la oferta de herramientas de colaboración es muy variada y extensa. Aquí hay algunos tipos que pueden ser muy útiles.

Para la gestión de proyectos
Permiten crear calendarios, fijar fechas, asignar tareas, medir costos y hacer representaciones visuales del avance de cada parte del proyecto.

Soluciones como Microsoft Planner ayudan a preservar la organización, administrar el tiempo y mantener al equipo enfocado en cada una de sus tareas.

Para videoconferencias
Están desarrollados para facilitar la comunicación en tiempo real, ayudar a fortalecer las relaciones entre los miembros del equipo y aumentar la productividad.

Herramientas como Microsoft Teams le permiten organizar reuniones para que los miembros del equipo se conecten y se comuniquen desde cualquier parte del mundo.

Significan ahorros en viajes y costos de viaje para asistir a reuniones de trabajo.

Para charlar
Estas soluciones digitales aceleran el proceso de comunicación y permiten una toma de decisiones más rápida en equipo. Es una forma eficaz y ágil de preguntar y resolver dudas en tiempo real.

Herramientas como Microsoft Teams y Skype le permiten hacer preguntas y obtener respuestas rápidas para lograr los objetivos de su proyecto.

Para el trabajo colaborativo en documentos

Con las plataformas de colaboración es posible acceder a documentos y archivos de forma segura, compartirlos y colaborar con ellos desde cualquier parte del mundo.

Con Microsoft Teams todo esto es posible.

Para almacenamiento en la nube
Representan la forma más fácil de permitir que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información del proyecto.

Pueden hacerlo en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo.

En este particular, Microsoft Teams tiene acceso integrado a SharePoint, OneDrive, OneNote y el resto de aplicaciones de productividad.

«Las herramientas de colaboración facilitan la gestión de proyectos, el almacenamiento de información en la nube, el intercambio y las reuniones en tiempo real».

Resumen de ideas

Se desarrollan herramientas de colaboración para mantener la productividad y aumentar la eficiencia de los equipos de trabajo.

Uno de los aspectos más relevantes es que se puede conseguir trabajando a distancia.

Funciones como chats, reuniones, llamadas, videoconferencias, pantallas, documentos, archivos compartidos y más están disponibles para los equipos de trabajo.

La mejor parte es que la colaboración no se limita a esto.

Gracias a herramientas colaborativas como Microsoft Teams, pueden mantenerse conectados y organizados: empresas, escuelas e incluso personas en la vida cotidiana.

Finalmente, es fundamental considerar que algunos de ellos son gratuitos y otros son de pago, pero incluso en este último caso, el retorno de la inversión es muy significativo.